Avviso di indagine di mercato per l'individuazione dei soggetti da invitare alla procedura negoziata per il servizio di organizzazione integrata di eventi per le strutture dell'Assemblea legislativa

Il Settore Funzionamento e gestione dell’Assemblea legislativa intende avviare una procedura negoziata ai sensi dell’art. 50, comma 1, lett. e) del D.lgs. 36/2023, da svolgersi sulla Piattaforma Sater di Intercent-ER, per l’acquisizione del servizio di organizzazione integrata di eventi o singoli servizi, per la Direzione generale ed il Settore Diritti dei Cittadini dell’Assemblea legislativa.

La procedura negoziata sarà svolta sulla piattaforma S.A.T.E.R. di Intercenter, rivolgendo l’invito agli operatori economici che hanno manifestato interesse a partecipare e abilitati alla classe di iscrizione 79952000-2 – “Servizi di organizzazione di eventi”. A conclusione della suddetta procedura in esito alla quale sarà individuato l’aggiudicatario, le strutture dell’Assemblea legislativa sopra elencate stipuleranno autonomi contratti.

Contesto di riferimento

L’Assemblea legislativa della Regione Emilia-Romagna, nel quadro della legislazione regionale, promuove e sostiene un articolato programma di eventi, incontri e iniziative pubbliche finalizzato a favorire la partecipazione dei cittadini alla vita democratica, la diffusione della cultura civica e la valorizzazione dei principi di legalità, inclusione e cittadinanza attiva.

Attraverso convegni, seminari, percorsi educavi, manifestazioni culturali e momenti di confronto con il territorio, l’Assemblea si propone come luogo aperto di dialogo tra istituzioni, comunità locali, scuole, università, associazioni e realtà del terzo settore. Gli eventi organizzati rappresentano occasioni di approfondimento e condivisione sui temi di maggiore rilevanza sociale, culturale e istituzionale, contribuendo alla crescita di una cittadinanza consapevole e responsabile.

Oggetto del contratto

Il servizio di organizzazione integrata di eventi necessario a supportare l’Amministrazione nelle suddette attività si estrinseca nell’acquisizione delle seguenti prestazioni, che potranno essere richieste all’affidatario anche disgiuntamente tra di loro:

• servizio di prenotazione ed emissione di biglietteria aerea A/R in classe economica, salvo diverse esigenze, comprensivo della soluzione di problemi imprevisti (ad esempio scioperi, ritardi/cancellazione voli);
• servizio di prenotazione ed emissione di biglietti ferroviari A/R per ospiti provenienti da diverse località del territorio nazionale ed europeo. I biglietti dovranno essere a tariffa di seconda classe, salvo diverse esigenze concordate con l’Amministrazione; 
• servizio di trasporto degli ospiti (bus/nave a/auto) dall’aeroporto di Bologna o dalla Stazione Centrale di Bologna alla sede dell’Assemblea legislativa, ad altra sede istituzionale, all’indirizzo dell’hotel e ritorno o, più genericamente, spostamenti necessari nel territorio di Bologna o della regione; 
• servizio di trasporto con conducente, in via eccezionale, da/per altre regioni d’Italia;  servizio di ospitalità alberghiera sul territorio regionale in struttura a tre/quattro stelle, in camera singola o DUS e comprensiva di colazione. A Bologna, è preferibile nella zona centrale della città. Il costo sarà concordato di volta in volta e dovrà intendersi comprensivo di IVA e tassa di soggiorno; 
• servizio di somministrazione pasti c/o ristorante, preferibilmente nella zona centrale di Bologna o, su richiesta, in struttura adiacente alla sede regionale o ad altre località individuate secondo le necessità. Il costo sarà concordato di volta in volta e dovrà intendersi comprensivo di IVA; 
• servizio di interpretariato consecutivo, in simultanea o sussurrato nelle lingue inglese, francese, spagnolo, polacco, tedesco, cinese, giapponese, arabo, portoghese, albanese (ed eventuali altre lingue) con eventuale noleggio dell’attrezzatura necessaria; 
• servizio di traduzione nelle lingue inglese, francese, spagnolo, polacco, tedesco, cinese, giapponese, arabo, portoghese, albanese (ed eventuali altre lingue); 
• ingaggio di relatori, docenti, artisti e professionisti (quali, a titoli semplificavo e non esaustivo: attori, musicisti, giornalisti, scrittori, divulgatori, ecc.); 
• servizio di catering, con proposta di almeno 2 menù e del coffe-break per persona nei seguenti range di presenze (da intendersi indicativi): ✓ 5-25 persone; ✓ 26-50 persone; ✓ 51-80 persone.
• servizio di organizzazione, coordinamento e segreteria degli eventi; 
• servizio di noleggio attrezzature per service audio; 
• acquisto di gadget e volumi da distribuire nell’ambito di eventi; 
• servizio relativo a contatto, predisposizione contratti e regolarizzazione di ogni onere retributivo, assicurativo, contributivo, previdenziale ed eventualmente relativo a diritti di autore e adempimenti SIAE;
• servizio di ritiro dall’Assemblea legislativa, trasporto e consegna di materiale presso sedi di eventi in Bologna e nel territorio regionale; 
• servizio di noleggio bus con conducente per il trasporto di scolaresche per le iniziative che si svolgono presso la sede dell’Assemblea legislativa; 
• eventuali altri servizi non compresi nel suddetto elenco ma ad essi analoghi o assimilabili, che si rendessero necessari durante l’esecuzione del contratto e previo accordo e accettazione dell’aggiudicatario, da quotare di volta in volta e da approvare da parte dell'Amministrazione.

Durata del contratto

I contratti avranno durata di 24 mesi decorrenti dalla data di avvio delle attività, successiva alla stipula del contratto, coincidente con la prima richiesta di erogazione di servizi.

Valore dell’affidamento

Valore complessivo dell’affidamento: euro 127.661,54 Iva esclusa,

ed è da intendersi a “consumo”. L’Amministrazione, nelle due distinte articolazioni per Struttura contraente, si riserva di attivare la fornitura ogni qualvolta avrà la necessità di garantire uno o più servizi tra quelli sopra citati, sino all’esaurimento del valore dei singoli contratti.

Valore massimo stimato dell’appalto: euro 157.023,70 Iva 22% esclusa, così ripartito:

Direzione generale 

• Valore stimato dell’appalto: euro 46.498,04 Iva 22% esclusa 

• Valore del contratto: euro 37.803,28 

• Valore dell’eventuale quinto d’obbligo: euro 7.560,66 

• Valore dell’ipotetica revisione: euro 1.134,10

Settore Diritti dei cittadini 

• Valore stimato dell’appalto: euro 110.525,66 Iva 22% esclusa 

• Valore del contratto: euro 89.858,26 

• Valore dell’eventuale quinto d’obbligo: euro 17.971,65 

• Valore dell’ipotetica revisione: euro 2.695,75.

Requisiti per partecipare alla procedura

L’operatore economico deve essere munito di firma digitale, deve risultare iscritto alla piattaforma Sater di Intercent-ER ed abilitato alla classe di iscrizione merceologica: 79952000-2 – “Servizi di organizzazione di eventi”.

È necessaria l’scrizione nella White list per le prestazioni aventi ad oggetto le attività di ristorazione e catering, di cui alla lett. i-ter) di cui al comma 53 dell’art. 1 della Legge 190/2012.

Nel caso di sub appalto di tale attività, l’iscrizione nella white list deve risultare per l’operatore economico sub appaltatore. Si specifica che la presentazione della domanda di iscrizione soddisfa la presente previsione. Per partecipare alla procedura, l’operatore economico non deve incorrere in una delle cause di esclusione previste dall’art. 94 e 95 del D. lgs. n. 36/2023.

CCNL applicabile alla procedura negoziata successiva

Ai sensi dell’art. 11 del D. lgs. n. 36/2023, per poter partecipare alla successiva procedura negoziata, l’operatore economico deve applicare il CCNL “Turismo” riferito al settore che regola l’oggetto contrattuale ed individuato dall’amministrazione ovvero altro CCNL avente le medesime tutele rispetto a quello individuato dall’amministrazione.

Modalità di partecipazione

Gli operatori economici interessati a partecipare alla procedura negoziata devono inviare istanza di partecipazione, che può essere redatta secondo lo schema allegato, sottoscritta digitalmente. Detta istanza deve pervenire a mezzo piattaforma Sater entro il termine ivi previsto, pena la non ammissione alla procedura. Il presente avviso è pubblicato per almeno 15 giorni consecutivi sulla Banca dati nazionale dei contratti pubblici di ANAC, sul sito Internet della Regione Emilia- Romagna sezione “Amministrazione trasparente” e sulla home page dell’Assemblea legislativa.

La Responsabile per la fase di affidamento è la Dott.ssa Alessia Servello, funzionario con incarico di EQ “Contrattualistica pubblica” del Settore Funzionamento e gestione della Direzione generale dell’Assemblea legislativa della Regione Emilia-Romagna. Per informazioni di carattere amministrativo inerenti alla presente procedura, è possibile utilizzare la specifica funzione disponibile su Sater, dedicata ai quesiti.

Contatti

Per qualsiasi ulteriore informazione contattare:

Francesca Paselli - e-mail: francesca.paselli@regione.emilia-romagna.it -
tel. 051 527 -5088;

Alessia Servello – e-mail: alessia.servello@regione.emilia-romagna.it –
tel. 051 527 7628;

Alnucleocontratti@regione.emilia-romagna.it