Domande frequenti - Università 2023-2024

1) Qual è la scadenza per la rendicontazione?

Risposta: Come indicato nel Bando, la prima scadenza per la presentazione della rendicontazione è il 17/02/2025. Nel caso non si potrà rispettare questa data, la rendicontazione potrà essere presentata entro il 17/03/2025, però verrà applicata una sanzione pari al 10% sull’importo del saldo. Superata la data del 17/03/2025, si procederà con la revoca totale del contributo.

2) Qual è la differenza tra partner finanziario e partner non finanziario?  

Risposta: Il partner finanziario partecipa al progetto contribuendo con risorse finanziarie oltre che umane e strumentali. Nella rendicontazione finale del progetto, il partner finanziario può presentare documenti fiscali dove risulta destinatario degli stessi (il suo nominativo appare come destinatario di una fattura).

Il partner non finanziario partecipa al progetto sostenendo il beneficiario del contributo regionale mettendo a disposizione per esempio spazi, strumentazioni, risorse umane, ma nella rendicontazione finale del progetto non può presentare fatture/documenti fiscali a lui intestate.

Si ricorda che il destinatario di una fattura può essere il Dipartimento (beneficiario del contributo regionale) e/o il partner finanziario (indicato nel progetto in sede di domanda).

3) Qual è il periodo di ammissibilità delle spese?

Risposta: Come indicato nel Bando, le attività progettuali decorrono dalla data di chiusura del Bando e fino al 31/12/2024 (salvo richiesta prorogo). I documenti di spesa devono essere emessi quindi nel periodo di eleggibilità del progetto ed in ogni caso non oltre la data di scadenza per la presentazione della rendicontazione.

4) Nell’ambito di un progetto, può un partner emettere fattura per le attività svolte e indirizzarla al Dipartimento beneficiario di contributo?

Risposta: No, in nessun modo il partner (sia finanziario che non finanziario) può emettere fattura per le attività svolte e indirizzata al Dipartimento beneficiario del contributo regionale.

5) Se mi accorgo che durante l’implementazione del progetto cambiano gli importi inseriti inizialmente nel Piano finanziario del progetto oppure devo rivedere alcune attività, cosa devo fare?

Risposta: In questi casi si deve procedere con la “Richiesta di modifica del progetto”. In questa richiesta si dovrà fare una breve relazione motivando le difformità tra il progetto originario e quello in corso di realizzazione. Dovranno rimanere comunque inalterati gli obiettivi, l’oggetto dell’intervento e l’impianto complessivo del progetto ammesso originariamente a contributo, tenuto conto che il costo minimo del progetto non potrà essere inferiore a 7.000 euro.

In ogni caso, la “Richiesta di modifica del progetto” deve essere presentata prima dello svolgimento delle attività. 

La “Richiesta di modifica del progetto”, soprattutto se riferita al Piano finanziario del progetto, è molto importante in quanto in sede di rendicontazione, per il calcolo del limite di scostamento del 15% si terrà in considerazione il Piano finanziario modificato in seguito a questa "Richiesta di modifica".

6) Se non ho fatto la "Richiesta di modifica del progetto" e non sono riuscito a realizzare tutte le attività previste dal progetto inizialmente approvato, cosa succede in fase di rendicontazione?

Risposta: Ovviamente per le attività non realizzate non potranno essere rendicontate le spese previste nel progetto inizialmente approvato. Per questo motivo, il costo del progetto risulterà inferiore a quanto previsto inizialmente e di conseguenza anche il contributo regionale potrà eventualmente subire una riduzione. È sempre meglio comunicare all'Area della Consulta le eventuali difficoltà nella realizzazione del progetto. Si ricorda, inoltre, che entro il 31/10/2024 è possibile richiedere una proroga del progetto per un massimo di 3 mesi.

7) Per quanto riguarda il costo del personale reclutato - codice A del Piano finanziario del progetto - sono ammessi anche i contratti di collaborazione a progetto, stipulati per la realizzazione del progetto approvato?

Risposta: Sì. Sono ammissibili tutte le forme contrattuali in linea con la normativa vigente. Dal contenuto del contratto deve risultare che l’attività sarà dedicata alla realizzazione del progetto approvato.

8) Sempre in relazione al Piano finanziario del progetto, specificamente al codice G. “Costi indiretti”, come faccio a dimostrare le spese di telefonia oppure di luce collegate al progetto?

Risposta: I “costi indiretti” sono i costi strutturali e di supporto alle attività del beneficiario/partner del progetto, che sono stati sostenuti per la gestione ordinaria ma sono difficilmente riconducibile esclusivamente al progetto stesso (esempio: acqua, luce, toner/carta della fotocopiatrice, energia elettrica ecc.). Pertanto, non si deve presentare un documento fiscale d’appoggio alla spesa ma si fa unicamente un calcolo forfettario. Il Bando indica la percentuale massima per questa spesa.

9) E' ammissibile come "Spesa di trasporto" l'utilizzo della propria auto?

Risposta: Sì, a certe condizioni. L’utilizzo dell’auto propria/noleggio auto deve essere preventivamente autorizzato dal beneficiario capofila del progetto e si deve evincere la ragione della trasferta, la data e la tratta. 

Per quanto riguarda la spesa di benzina: per le trasferte fuori dall'Italia si dovrà utilizzare il sito Via Michelin, inserendo nel sito la data della trasferta e la tratta (si deve salvare la schermata da dove si evince il costo della benzina per la rispettiva tratta, che verrà successivamente allegata alla rendicontazione); invece, per le trasferte in Italia si terrà conto della tabella dei costi carburante dell'ACI Italia/Ministero dell'ambiente e della sicurezza energetica e in sede di rendicontazione verrà riconosciuto 1/5 del costo a km. Scopri come calcolare il costo del carburante

In caso di noleggio dell'auto si deve presentare, in fase di rendicontazione del progetto, anche il contratto e relativa fattura.

Se il beneficiario dispone di un Regolamento interno per quanto riguarda il riconoscimento delle spese per l’utilizzo dell’auto propria/noleggio, in fase di rendicontazione indicherà le spese riconosciute applicando il suddetto Regolamento interno.

10) Se alcune spese, per esempio di vitto/ alloggio/ trasporto, sono sostenute direttamente dalla persona che fa la trasferta, io come Dipartimento beneficiario del contributo regionale, come mi devo comportare visto che i documenti fiscali non sono intestati a me?

Risposta: Nel caso di spese sostenute direttamente da una persona coinvolta nel progetto (Attenzione! l'attività deve essere già stata prevista nel progetto approvato), questa persona fornirà al beneficiario/partner finanziario una richiesta di rimborso per le spese sostenute allegando tutti gli scontrini/ricevute/fatture. 

Successivamente, nella rendicontazione finale verrà spiegato il ruolo di questa persona all'interno del progetto e verranno dettagliate le sue spese allegando i corrispondenti documenti fiscali e la richiesta di rimborso..

11) Che documenti devo presentare se si acquistano i biglietti aerei direttamente su internet?

Risposta: E' sempre consigliabile scaricare la fattura dal sito della compagnia aerea. Ai fini della rendicontazione del progetto è necessario allegare la copia del biglietto aereo (dove è indicato il nominativo del viaggiatore, data, partenza, destinazione, costo) e copia della carta di imbarco. 

Successivamente, nella rendicontazione finale verrà spiegato il ruolo del viaggiatore all'interno del progetto e verranno inseriti i dettagli dei documenti fiscali.

12) Per quanto riguarda le spese di vitto, visto che il massimale è di 30,55 euro per pasto/persona e sono ammessi massimo 2 pasti al giorno (quindi il limite ammesso è di 61,10/pers/giorno), cosa succede se la persona che fa la trasferta presenta al Dipartimento uno scontrino per un solo pasto/giorno, ma di importo superiore al 30,55 euro?

Risposta: Se la trasferta prevede anche un pernottamento per quel giorno allora si può accettare anche solo 1 pasto/giorno di importo superiore a 30,55 euro, ma comunque inferiore a 61,10 euro/giorno. Se la trasferta viene realizzata in giornata, allora la spesa massima ammissibile è di 30,55 euro/pasto/pers.

13) Cosa si intende per “Altri costi diretti necessari per attività di promozione e disseminazione dei risultati del progetto” (codice F)?

Risposta: All’interno di questo codice possono essere inserite, per esempio, le spese per un videomaker, per eventuali servizi di grafica oppure i compensi per i relatori di un seminario/convegno.

14)  In merito al punto 9.4. del Bando, cosa si intende per "altri finanziamenti pubblici o privati"?

Risposta: Per "altri finanziamenti pubblici o privati" si intendono tutti quei finanziamenti concessi da altri soggetti pubblici e/o privati. In questo caso, il beneficiario deve comunicare, entro 10gg, l'ottenimento di un ulteriore finanziamento.

Non viene considerato come "finanziamento" la reperibilità di ulteriori fondi nel bilancio del beneficiario/partner finanziario, utilizzati per la realizzazione del progetto finanziato. In questo ultimo caso, si dovrà richiedere la modifica del progetto se alcune voci di spesa subiscono delle variazioni durante l'implementazione del progetto.