Domande frequenti - Bando 2025 Enti locali/ APS/ ODV
Domanda: Nel Bando viene indicato che tra i soggetti che possono inviare la domanda di partecipazione ci possono essere anche le Associazioni di Promozione Sociale (APS) e le Organizzazioni di volontariato (ODV) che operino da almeno tre anni nel settore dell'emigrazione (tra altri requisiti). Come si dimostra?
Risposta: Nella domanda di partecipazione online, l'APS/l'ODV deve allegare una relazione (un file PDF) delle attività svolte in precedenza (per almeno 3 anni) nel settore dell’emigrazione. Nel conteggio dei 3 anni di esperienza nel settore dell’emigrazione, non verrà preso in considerazione il progetto presentato sul presente Bando.
Domanda: Un soggetto - Associazione di emiliano-romagnoli all'estero, Comune, Unione di Comuni, Comunità montane, Province, APS, ODV, Università, ecc. - può essere partner in più progetti?
Risposta: Sì, un soggetto può essere partner in più progetti. La cosa importante è che dalla descrizione del progetto risulti il ruolo dei partner progettuali e soprattutto, nel caso questo soggetto sia un partner finanziario, le spese sostenute e documentate dalle note fiscali dovranno essere ben separate e distinte tra un progetto e l'altro.
Domanda: Se un soggetto - Ente locale, APS, ODV - è partner in un progetto, può presentare a sua volta un suo proprio progetto in qualità di proponente/capofila?
Risposta: Sì, può presentare un progetto come proponente/capofila. Si ricorda che un soggetto capofila può presentare un unico progetto per bando.
Domanda: Come faccio a contattare un’Associazione di emiliano-romagnoli all’estero?
Risposta: Per visualizzare l'elenco delle Associazioni di emiliano-romagnoli nel mondo e avere un contatto e-mail, visitate la pagina "Cerca un'associazione" sul sito della Consulta: https://wwwservizi.regione.emilia-romagna.it/alboassociazionial/ernelmondo/
Domanda: Qual è la differenza tra partner finanziario e partner non finanziario?
Risposta: Il partner finanziario partecipa al progetto contribuendo con risorse finanziarie oltre che umane e strumentali. Nella rendicontazione finale del progetto, il partner finanziario può presentare documenti fiscali dove risulta destinatario degli stessi (il suo nominativo appare come destinatario di una fattura). Il partner non-finanziario partecipa al progetto sostenendo il beneficiario del contributo regionale mettendo a disposizione per esempio spazi, strumentazioni, risorse umane, ma nella rendicontazione finale del progetto non può presentare fatture/documenti fiscali a lui intestate.
Pertanto, il destinatario di una fattura può essere il beneficiario del contributo regionale e/o il partner finanziario del progetto.
Domanda: Nell’ambito di un progetto, può un partner emettere fatture per le attività svolte?
Risposta: No, in nessun modo il partner (sia finanziario che non finanziario) può emettere fattura indirizzata al beneficiario del contributo regionale.
Domanda: Nella domanda di partecipazione online ho indicato un soggetto come partner non-finanziario. In sede di modifica del progetto posso cambiarlo in partner finanziario?
Risposta: No, tale modifica non è ammessa.
Domanda: E' possibile includere come partner anche Enti pubblici, ovvero, Comuni, Unione e Comunità montane, Province ecc. oppure Enti locali di Stati esteri?
Risposta: Sì, possono essere inclusi sia come partner finanziari che come partner non-finanziari.
Domanda: Per quanto riguarda le trasferte di persone all’interno del progetto – che quindi avranno spese di trasporto, vitto, alloggio a carico del progetto – c’è un limite al numero di persone che possono fare queste trasferte?
Risposta: Non c’è un limite, però il numero di persone deve essere congruo con l’attività progettuale e si deve indicare nella descrizione del progetto il ruolo di queste persone. Possono fare quindi trasferte sia singole persone, ma anche per esempio, una troupe teatrale, una banda musicale ecc., che si spostano in altre città per spettacoli e attività previste all’interno del progetto. Si deve indicare sia nel progetto iniziale, sia in fase di rendicontazione, il numero complessivo di queste persone/numero di giorni/numero di pasti della trasferta.
Domanda: Sempre sulla questione degli spostamenti all’interno di un progetto, in fase di domanda di partecipazione, devo indicare i nominativi di chi parteciperà allo spostamento/viaggio?
Risposta: In fase di domanda non è necessario indicare il nominativo, molto spesso non si sa ancora chi potrà partecipare agli spostamenti/viaggi, pertanto, in questo caso si indicano solo il numero ed il ruolo nel progetto delle persone coinvolte.
Domanda: E' ammissibile come "Spesa di trasporto" l'utilizzo della propria auto?
Risposta: Sì, a certe condizioni.
L’utilizzo dell’auto propria/noleggio auto deve essere preventivamente autorizzato dal beneficiario capofila del progetto e si deve evincere la ragione della trasferta, la data e la tratta.
Per quanto riguarda la spesa di benzina: per le trasferte fuori dall'Italia si dovrà utilizzare il sito Via Michelin, inserendo nel sito la data della trasferta e la tratta (si deve salvare la schermata da dove si evince il costo della benzina per la rispettiva tratta, che verrà successivamente allegata alla rendicontazione); per le trasferte in Italia si terrà conto della tabella dei costi carburante dell'ACI Italia/Ministero dell'ambiente e della sicurezza energetica e in sede di rendicontazione verrà riconosciuto 1/5 del costo a km.
In caso di noleggio dell'auto si deve presentare, in fase di rendicontazione del progetto, anche il contratto e relativa fattura.
Domanda: Che documenti devo presentare se si acquistano i biglietti aerei direttamente su internet?
Risposta: E' sempre consigliabile scaricare la fattura dal sito della compagnia aerea. Ai fini della rendicontazione del progetto oltre la fattura è necessario allegare la copia del biglietto aereo (dove è indicato il nominativo del viaggiatore, data, partenza, destinazione, costo) ed eventualmente anche la copia della carta di imbarco. Successivamente, in fase di rendicontazione, verrà spiegato il ruolo del viaggiatore all'interno del progetto e verranno dettagliate le sue spese allegando i corrispondenti documenti fiscali.
Domanda: Se alcune spese, per esempio di vitto/ alloggio/ trasporto, sono sostenute direttamente dalla persona che fa la trasferta, io come Ente locale/ APS/ODV, beneficiario/a del contributo regionale, come mi devo comportare visto che i documenti fiscali non sono intestati a me?
Risposta: Nel caso di spese sostenute direttamente da una persona coinvolta nel progetto (Attenzione! l'attività deve essere già stata prevista nel progetto iniziale), questa fornirà al capofila una richiesta di rimborso per le spese sostenute allegando tutti gli scontrini/ricevute fiscali. Successivamente, in fase di rendicontazione verrà spiegato il ruolo di questa persona all'interno del progetto e verranno dettagliate le sue spese allegando i corrispondenti documenti fiscali e la richiesta di rimborso.
Domanda: Per le attività del progetto, devo noleggiare un pullman. Dove va inserita questo voce di spesa? Sotto "Spese di trasporto" oppure sotto "Organizzazione eventi, acquisizione e noleggio di servizi"?
Risposta: Per inserire correttamente nel Piano finanziario la spesa di "noleggio pullman", si deve guardare al tipo di attività per il quale è necessario. Per esempio, se il pullman è necessario per realizzare una trasferta di un gruppo numeroso di persone dall'Emilia-Romagna verso l'estero per realizzare un evento del progetto, allora questa spesa deve essere inserita sotto "Spese di trasporto". Se invece il pullman è necessario per trasportare attrezzatura tecnica/una mostra all'interno di una stessa città, allora questa spese deve essere inserita sotto "Organizzazione eventi, acquisizione e noleggio di servizi".
Domanda: In relazione al Piano finanziario del progetto, se durante la realizzazione del progetto mi accorgo che alcune voci di spesa subiscono modifiche, posso aggiornare il Piano finanziario?
Risposta: Se le voci di spesa presentate in fase di domanda subiscono modifiche durante la realizzazione del progetto, allora tali modifiche devono essere comunicate previa “Richiesta di modifica del progetto”. In questa richiesta si dovrà fare una breve relazione motivando le difformità tra il progetto originario e quello in corso di realizzazione. Dovranno rimanere comunque inalterati gli obiettivi, l’oggetto dell’intervento e l’impianto complessivo del progetto ammesso originariamente a contributo.
In ogni caso, la “Richiesta di modifica del progetto” deve essere presentata prima dello svolgimento delle attività.
La “Richiesta di modifica del progetto”, soprattutto se riferita al Piano finanziario del progetto, è molto importante in quanto in sede di rendicontazione, per il calcolo del limite di scostamento del 15% si terrà in considerazione il Piano finanziario modificato in seguito a questa "Richiesta di modifica".
Domanda: Se non ho fatto la "Richiesta di modifica del progetto" e non sono riuscito a realizzare tutte le attività previste, in fase di rendicontazione cosa succede?
Risposta: Ovviamente per le attività non realizzate non potranno essere rendicontate le spese previste in sede di domanda di partecipazione. Per questo motivo, il costo del progetto risulterà inferiore a quanto previsto inizialmente e di conseguenza anche il contributo regionale potrà eventualmente subire una riduzione. E' sempre meglio comunicare all'Area della Consulta le eventuali difficoltà nella realizzazione del progetto.
Si ricorda anche che c'è la possibilità di richiedere una proroga del progetto, nel caso di difficoltà particolari. Il Bando indica la durata della proroga ed il termine per presentare la richiesta di proroga.
Domanda: A rendicontazione, io come APS/ODV devo presentare qualche documentazione ulteriore oltre ai documenti fiscali?
Risposta: Si, in fase di rendicontazione SOLO le APS/ODV devono accompagnare i documenti di fiscali relativi alle Macrocategorie di spesa di cui ai codici D, F e G del Piano finanziario con una delle seguenti quietanze di pagamento, intestate al beneficiario del contributo/partner finanziario: bonifico bancario singolo nello stato di eseguito; estratto conto corrente bancario contenente l’indicazione del pagamento; bollettino di conto corrente postale quietanzato; ricevuta di carta di credito/debito.
Domanda: A rendicontazione, per la macrocategoria "H. Spese generali di gestione e coordinamento del progetto", cosa devo presentare?
Risposta: Solo per questa macrocategoria, in sede di rendicontazione, non si deve presentare alcun documento fiscale d’appoggio alla ma si fa unicamente un calcolo forfettario. Il Bando indica la percentuale massima ammissibile. Anche a questa macrocategoria si applica il limite di scostamento indicato nel Bando.
Domanda: Per la gestione e implementazione del mio progetto ho dovuto prendere una persona esterna al mio Ente. La fattura di questa persona che mi gestirà il progetto assicurando la sua realizzazione, in quale macrocategoria di spesa deve essere inserita?
Risposta: Nel caso in cui, per la realizzazione e implementazione del progetto, si rende necessario coinvolgere una persona esterna all'Ente beneficiario del contributo, in questo caso la spesa per questa attività che prevede mera gestione e coordinamento del progetto deve essere inserito nella macrocategoria H. dedicata proprio a "Spese generali di gestione e coordinamento del progetto".
Si evidenzia che, in questo caso, l'attività della persona esterna è prettamente di gestione e coordinamento delle attività progettuali che assicurano la realizzazione del progetto. Da differenziarsi con la prestazione specialistica di un esperto chiamato ad intervenire per esempio come relatore in un convegno, oppure chiamare uno chef per un laboratorio di cucina, oppure coinvolgere una troupe di artisti per uno spettacolo teatrale. Queste ultime spese devono essere inserite nella macrocategoria F. "Compensi per prestazioni artistiche o specialistiche e per eventuali relatori o ricercatori".
Domanda: Alcuni documenti di spesa saranno in valuta straniera (non Euro). Come devo procedere per il cambio della valuta straniera, visto che il Piano finanziario è in Euro?
Risposta: Per il cambio il Euro delle valute straniere (non Euro) si deve fare riferimento al cambio ufficiale della Banca d'Italia, tenendo in considerazione la data del documento di spesa. Il sito che può essere utilizzato è Tassi di Cambio.
In questo sito si deve inserire:
"Data di Riferimento" - la data del documento di spesa per il quale si deve fare il cambio in Euro,
A sinistra: "Seleziona una valuta" - scegliere la valuta estera del documento di spesa / "Quantità" - l'importo del documento di spesa
A destra: "Seleziona una valuta" - scegliere EURO / "Decimali" - inserire 2 / "Quantità" - il convertitore indicherà il valore in Euro
