Domande frequenti - Attività ordinarie 2023
1) Tutte le Associazioni di emiliano-romagnoli (ER) nel mondo, iscritte nell'elenco di cui alla L.R. n.5/2015, possono inviare un loro progetto in adesione al Bando?
Risposta: No, possono presentare un progetto (sia come unico proponente, oppure come capofila di un partenariato/ Federazione di associazioni) SOLO le Associazioni che hanno un conto corrente intestato a se stesse. Non si accetta neanche il conto corrente intestato al Presidente dell'Associazione.
2) Il rappresentante legale dell’Associazione è in ferie, può un suo sostituto fare domanda di partecipazione?
Risposta: Si, lo può fare solo se precedentemente alla domanda di partecipazione sia stata fatta una delega formale dove il sostituto risulti delegato a rappresentare l’Associazione, oppure dallo Statuto dell'Associazione risulta chi è il sostituto del rappresentate legale.
3) Se un' Associazione ER nel mondo è partner in un progetto, può presentare a sua volta un suo proprio progetto in qualità di unico proponente/capofila?
Risposta: Sì, può presentare un progetto come proponente/capofila se ha un conto corrente intestato all'Associazione stessa. Si ricorda che un proponente capofila può presentare un unico progetto per bando.
4) Un soggetto - Associazione ER nel mondo, Ente locale (Comune, Unione di Comuni, Comunità montane, Province, Enti locali esteri), Associazione di promozione sociale (APS), Università ecc. - può essere partner in più progetti?
Risposta: Sì, un soggetto può essere partner in più progetti. La cosa importante è che dalla descrizione del progetto risulti il ruolo dei partner progettuali e soprattutto, nel caso questo soggetto sia un partner economico, le spese sostenute e documentate dalle note fiscali (fatture, scontrini, ricevute) devono essere ben separate e distinte tra un progetto e l'altro.
5) Come faccio a contattare un’altra Associazione di emiliano-romagnoli all’estero?
Risposta: Le Associazione di emiliano-romagnoli nel mondo sono contattabili per e-mail o telefonicamente tramite l’elenco che troviate sul sito della Consulta, sezione “Associazioni”, al seguente link: https://wwwservizi.regione.emilia-romagna.it/ernelmondo/associazioni/
6) E' possibile includere come partner finanziario del progetto un Istituto Italiano di Cultura all'estero (IIC)? Essendo gli IIC organi periferici del Ministero degli Affari Esteri si devono considerare come partner italiani o esteri?
Risposta: Sì, gli IIC possono essere inseriti come partner (sia partner finanziario che non finanziario), però sono da considerare partner esteri (così come le Camere di Commercio all’estero, Società Dante Alighieri con sedi in varie città estere, ecc.).
7) Qual è la differenza tra partner finanziario e partner non finanziario?
Risposta: Il partner finanziario partecipa al progetto contribuendo con risorse finanziarie oltre che umane e strumentali. Nella rendicontazione finale del progetto, il partner finanziario può presentare documenti fiscali di cui è destinatario (il suo nominativo appare come destinatario di una fattura).
Il partner non finanziario partecipa al progetto sostenendo il beneficiario del contributo regionale mettendo a disposizione per esempio spazi, strumentazioni, risorse umane, ma nella rendicontazione finale del progetto non può presentare fatture/documenti fiscali a lui intestate.
Si ricorda che il destinatario di una fattura può essere il beneficiario del contributo regionale e/o il partner finanziario.
8) Nell’ambito di un progetto, può un partner emettere fattura/nota spese per le attività svolte e indirizzarla al proponente/capofila?
Risposta: No, in nessun modo il partner (sia finanziario, che non finanziario) può emettere fattura/nota spese indirizzata al proponente/capofila, per le attività che ha svolto nel progetto.
9) Per quanto riguarda le trasferte di persone all’interno del progetto – che quindi avranno spese di trasporto, vitto, alloggio a carico del progetto – c’è un limite al numero di persone che possono fare queste trasferte?
Risposta: Non c’è un limite, però il numero di persone deve essere congruo con l’attività progettuale e si deve indicare nella descrizione del progetto il ruolo di queste persone. Possono fare quindi trasferte sia singole persone, ma anche per esempio, una troupe teatrale, una banda musicale ecc., che si spostano in altre città per spettacoli e attività previste all’interno del progetto. Si deve indicare sia nel progetto iniziale, sia in fase di rendicontazione, il numero complessivo di queste persone/numero di giorni/numero di pasti della trasferta.
10) Sempre sulla questione degli spostamenti all’interno di un progetto, in fase di domanda di partecipazione devo indicare i nominativi di chi parteciperà allo spostamento/viaggio?
Risposta: In fase di domanda non è necessario indicare il nominativo, molto spesso non si sa ancora chi potrà partecipare agli spostamenti/viaggi, pertanto, in questo caso si indicano solo il numero di persone coinvolte. Si ricorda che oltre al numero totale di persone coinvolte negli spostamenti è fondamentale indicare il loro ruolo all’interno del progetto.
11) Nel modulo della domanda di partecipazione "Allegato 3-Relazione descrittiva del progetto” viene richiesto di indicare il “Target”. Cosa si intende?
Risposta: Con “target” si intende un gruppo/gruppi di persone destinatari delle attività progettuali, per esempio: giovani emiliano-romagnoli, donne, emigrati e discendenti di emiliano-romagnoli in generale, tutta la comunità locale, ecc.
12) In relazione al Piano finanziario del progetto, se mi accorgo che avrò una spesa inaspettata, posso cambiarlo successivamente alla presentazione della domanda?
Risposta: Le voci di spesa che non sono state previste in fase di domanda possono essere inserite esclusivamente previa “Richiesta di modifica del progetto”. In questa richiesta si dovrà fare una breve relazione motivando le difformità tra il progetto originario e quello in corso di realizzazione. Dovranno rimanere comunque inalterati gli obiettivi, l’oggetto dell’intervento e l’impianto complessivo del progetto ammesso originariamente a contributo. In ogni caso, la “Richiesta di modifica del progetto” deve essere presentata prima dello svolgimento delle attività.
13) Sempre in relazione al Piano finanziario del progetto, specificamente al codice relativo alle “Spese generali”, come faccio a dimostrare le spese di telefonia oppure di luce collegate al progetto?
Risposta: Le “spese generali” sono i costi strutturali e di supporto alle attività del beneficiario/partner del progetto, che sono stati sostenuti per la gestione ordinaria ma sono difficilmente riconducibile al progetto stesso (esempio: acqua, luce, toner/carta della fotocopiatrice, energia elettrica ecc.). Pertanto, non si deve presentare un documento fiscale d’appoggio alla spesa ma si fa unicamente un calcolo forfettario. Il Bando indica la percentuale massima di questa spesa.
14) Se non ho fatto la "Richiesta di modifica del progetto" e non sono riuscito a realizzare tutte le attività previste, in fase di rendicontazione cosa succede?
Risposta: Ovviamente per le attività non realizzate non potranno essere rendicontate le spese previste in sede di domanda di partecipazione. Per questo il costo del progetto risulterà inferiore a quanto previsto inizialmente e di conseguenza anche il contributo regionale potrà eventualmente subire una riduzione. E' sempre meglio comunicare agli Uffici della Consulta le eventuali difficoltà nella realizzazione del progetto.
Si ricorda che entro il 31/10/2023 è possibile richiedere una proroga del progetto per un massimo di 3 mesi.
15) E' ammissibile come "Spesa di trasporto" l'utilizzo della propria auto/noleggio auto?
Risposta: Sì, a certe condizioni. L’utilizzo dell’auto propria/noleggio auto deve essere preventivamente autorizzato. Le spese del viaggio (benzina) in auto sono ammissibili se rilevabili attraverso il sito Via Michelin. In caso di noleggio dell'auto si deve presentare, in fase di rendicontazione del progetto, anche il contratto e relativa fattura.
16) Se alcune spese, per esempio di vitto/alloggio/trasporto, sono sostenute direttamente dalla persona che fa la trasferta, io come Associazione ER nel mondo beneficiaria del contributo regionale, come mi devo comportare visto che i documenti fiscali non sono intestati all'Associazione?
Risposta: Nel caso di spese sostenute direttamente da una persona coinvolta nel progetto (Attenzione! l'attività deve essere già stata prevista nel progetto iniziale), questa fornirà al capofila una richiesta di rimborso per le spese sostenute allegando tutti gli scontrini/ricevute fiscali.
Successivamente, nel "Modulo di rendicontazione", nella "Relazione finale" verrà spiegato il ruolo di questa persona all'interno del progetto e nella "Rendicontazione economica" verranno inseriti nei codici corrispondenti i dettagli dei documenti fiscali (data, emittente, destinatario - la persona in causa, importo - in moneta locale), allegando anche le copie dei documenti e della richiesta di rimborso.
17) Che documenti devo presentare se si acquistano i biglietti aerei direttamente su internet?
Risposta: E' sempre consigliabile scaricare la fattura dal sito della compagnia aerea. Ai fini della rendicontazione del progetto è necessario allegare la copia del biglietto aereo (dove è indicato il nominativo del viaggiatore, data, partenza, destinazione) e copia della carta di imbarco. Successivamente, nel "Modulo di rendicontazione", nella "Relazione finale" verrà spiegato il ruolo del viaggiatore all'interno del progetto e nella "Rendicontazione economica" verranno inseriti nei codici corrispondenti i dettagli dei documenti fiscali.
